Aktenpläne

Aktenpläne

Optimierte Dokumentenklassifikation für Aktenpläne mit IDA

Optimierte Dokumenten-klassifikation für Aktenpläne mit IDA

Aktenpläne spielen im Rahmen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) eine entscheidende Rolle, da sie die Kontrolle über das schriftliche Material einer Organisation gewährleisten. Ein Aktenplan bietet in der Regel einen strukturierten Rahmen sowohl für die Erstellung neuer als auch für die Abfrage bestehender Akten.

Die Klassifikation von Akten ist ein zentraler Schritt bei der Implementierung eines Aktenplans und umfasst die Kategorisierung und Kennzeichnung großer Dokumentenmengen.

Warum sortieren Ihre Mitarbeitenden noch Akten, wenn KI das in Sekunden erledigen kann?Erfahren Sie, wie die IDA Software Suite Ihre Aktenpläne optimieren kann.

Die Vorteile von PLANET AI’s Optimierung für Aktenpläne

PLANET AIs Intelligent Document Analysis ermöglicht einen regelfreien Ansatz für die Dokumentenklassifikation von Aktenplänen, basierend auf Machine Learning. IDA erfordert nur minimale Trainingsdaten und somit geringen Aufwand, um sich an neue oder geänderte Dokumentenklassen anzupassen. So erhalten Sie das Wichtigste auf einen Blick und profitieren gleichzeitig von einer deutlich reduzierten Komplexität in der Aktenverarbeitung.

Icon Accuracy
Icon Training
Icon On-premises
Manuellen Aufwand reduzieren

Überragende Genauigkeit für die schwierigsten Klassifikationsszenarien

Verkürzte Time-to-Value

Geringer Trainingsaufwand für neue
Dokumentenklassen

Compliance sicherstellen

On-Premises- oder Private-Cloud-Deployment

IDA bietet außergewöhnliche Genauigkeit für anspruchsvolle Dokumente, indem sowohl textliche als auch visuelle Merkmale analysiert werden, selbst wenn nur minimale Abweichungen erkennbar sind. IDA liefert hervorragende OCR- und ICR-Ergebnisse, insbesondere in anspruchsvollen Szenarien wie Handschrift. In nachgelagerten Prozessen wie der Dokumentenklassifikation sind qualitativ hochwertige Eingabedaten unerlässlich, um manuelle Korrekturen zu minimieren und die Automatisierung voranzutreiben.

Typische Herausforderungen in der Aktenverarbeitung

  • Lange, gescannte PDFs, aus denen Inhalte nicht direkt auslesbar sind

  • Regelbasierte Dokumententrennung mittels Leerseiten oder Barcodes

  • Hoher manueller Aufwand durch fehlende KI-Unterstützung

  • Kostspielige Anpassungen bei Änderungen im Aktenplan

Unsere Lösung: zwei KI-Optionen

Option 1: Trainierbare Klassifikation und Trennung

Regelfreie Dokumentenkategorisierung und automatische Trennung durch KI‑Modelle, selbst bei wechselnden Layouts und Klassen.

Option 2: KI-generiertes Inhaltsverzeichnis

Ein auf KI-Agenten bzw. LLM basiertes Inhaltsverzeichnis strukturiert die Akte automatisch und macht sie durchsuchbar – für bessere Übersicht auf einen Blick.

So funktioniert’s

Aktenpläne_Bild Eingabe

1 – Eingabe

Physische und elektronische Dokumente über Scanner, Postfach, E-Mail usw.

Icon IDA Recognition

OCR- und ICR-Fähigkeiten auf Basis der patentierten PerceptionMatrix

Icon Document Split

Automatische Trennung großer aufeinanderfolgender Dokumente

Icon IDA Classification

Regelfreie Dokumentenkategorisierung mit KI-Modellen, trainierbar mit minimalen Trainingsdaten

Aktenpläne_Bild Ausgabe

5 – Ausgabe

PDF oder PDF/A (alle Konformitätsstufen) mit Ergebnissen, JSON mit Metadaten und mehr

Customer Success Story

Aktenpläne und Aktenklassifikation finden in verschiedenen Branchen Anwendung, in denen effizientes Records Management unerlässlich ist. Zum Beispiel im Gesundheitswesen, wo die sogenannte Klinische Dokumentenklassen-Liste (KDL) als einheitlicher Standard zum Einsatz kommt.

Aktenpläne_Vorschau Customer Story

Regelfreie Dokumentenklassifikation für Scanning Service Provider

Regelfreie Dokumenten-klassifikation für Scanning Service Provider

Unser renommierter Kunde bietet seit über 50 Jahren Geschäftsprozess-Outsourcing-Dienstleistungen für Gesundheitsdienstleister an. Die Einführung der Klinischen Dokumentenklassen-Liste (KDL) erforderte eine signifikante Erweiterung der Dokumentenkategorien, wodurch der Aktenplan von ca. 150 auf über 300 Klassen anwuchs.

Die präzise, aufwandsarme Anpassung an die detaillierteren Dokumentenklassen mit IDA ermöglichte es dem Kunden, die Anforderungen schnell zu erfüllen.

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