–––––– Der Überblick ––––––
Fachexpertise und KI kombiniert
PLANET AI hat für Bechtle eine Lösung für die Erstbewertung und strukturierte Bearbeitung eingehender Ausschreibungen entwickelt, die Fachexpertise und Künstliche Intelligenz optimal kombiniert. Im Zentrum steht eine initiale Entscheidung: Ausschreibungsmanager:innen müssen schnell einschätzen, ob eine detaillierte Bearbeitung erfolgsversprechend ist – ohne sich stundenlang durch hunderte Seiten arbeiten zu müssen.
Die Lösung kombiniert intelligente Datenextraktion mit dialogbasierter Analyse: Sie extrahiert die relevanten Standardinformationen automatisch aus komplexen Ausschreibungsdokumenten und präsentiert Vorschläge mit direkter Quellreferenz. Ergänzt wird dies durch ein Chat-Interface für individuelle Fragen und den Zugriff auf historisches Wissen aus vergangenen Ausschreibungen.
„Die Lösung von PLANET AI erleichtert unseren Alltag enorm. Das Tool übernimmt repetitive Aufgaben und schafft Freiraum für strategisch wichtige Themen. Die intelligente, auf uns zugeschnittene Datenextraktion in Kombination mit einem interaktiven Chat-Interface ermöglicht es uns, komplexe Ausschreibungsunterlagen deutlich schneller und strukturierter zu bearbeiten.“
Dr. Alexander Fink, Head of Public Sector Innovations, Bechtle AG
Das Ergebnis: Fachkräfte werden von repetitiven Aufgaben entlastet und können sich auf strategisch relevante Aspekte der Ausschreibungsbearbeitung konzentrieren, zum Beispiel die Bewertung von Erfolgsaussichten, die Identifikation von Risiken und die Entwicklung einer überzeugenden Angebotsstrategie. Diese Partnerschaft zwischen menschlicher Expertise und KI schafft messbare Effizienzgewinne bei gleichzeitig höherer Prozesssicherheit.
–––––– Die Herausforderungen ––––––
Komplexität trifft auf Zeitdruck
Der in 14 Ländern Europas tätige IT-Dienstleister Bechtle erwirtschaftet etwa 40% des Umsatzes mit Auftraggebern aus dem Public Sector. Die Erstbewertung der zugrundeliegenden Ausschreibungen stellt dabei eine Aufgabe mit wachsender Komplexität und hohem Automatisierungspotenzial dar:
Volumen und Vielfalt
Ausschreibungen mit teilweise über 600 Seiten in
unterschiedlichen Formaten
Go-/No-Go unter Zeitdruck
Qualifizierte Fachkräfte verbringen Stunden mit manueller Datenextraktion statt strategischer Bewertung
Kritische Anforderungen
Manuelle Datenextraktion, ein Fehler führt zum Ausschluss
Fragmentierte Wissensbasis
Wissen aus vergangenen Projekten schwer zugänglich
–––––– Die Lösung ––––––
Maßgeschneiderte KI-Assistenz für Ausschreibungen
In enger Zusammenarbeit mit den Ausschreibungsmanager:innen bei Bechtle entwickelte PLANET AI eine speziell angepasste Lösung, die weit über generische Tools wie ChatGPT hinausgeht und tief in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert wurde. Die Lösung kombiniert ein intuitives User-Interface mit drei zentralen Funktionen für die Ausschreibungsbearbeitung.
Intelligente Datenextraktion
Automatische Identifikation der Standardinformationen mit über 90% Genauigkeit
„Talk to Tender“
Chat-Interface für individuelle Fragen an Ausschreibungs-dokumente mit Quellreferenzen
„Talk to Archive“
Zugriff aus historische Ausschreibungen und aufgebautes Erfahrungswissen
Intelligente Datenextraktion
Nutzer:innen laden Ausschreibungsdokumente in die Oberfläche hoch, wo ein Workflow aus Large Language Models (LLMs), Retrieval-Augmented Generation (RAG) und spezialisierten Logikkomponenten die Dokumente analysiert. Dieser identifiziert vordefinierte Informationen mit einer Genauigkeit von über 90%. Jede extrahierte Information wird nicht einfach als Fakt präsentiert, sondern als Vorschlag mit Quellreferenz angeboten. Die integrierte Review-Funktion ermöglicht es den Nutzer:innen durch eine Vorschau, jeden einzelnen Wert schnell zu überprüfen.
Automatische Checkliste mit Review-Funktion
„Talk to Tender“ & „Talk to Archive“
Ein Chat-Interface ermöglicht es den Nutzer:innen, individuelle Fragen direkt an die Ausschreibungsdokumente zu stellen. Die dahinterstehende Technologie basiert auf der JAIDE Architektur mit LLM-Agenten mit speziell angepassten RAG-Tools, die weit über ein generisches Set-up hinausgeht. Jede Antwort im Dialog ist ausnahmslos mit den passenden Textstellen samt Datei hinterlegt. Diese Nachvollziehbarkeit schafft maximale Verlässlichkeit und Transparenz – insbesondere, wenn Kolleg:innen eine Ausschreibung später wieder aufgreifen müssen. Besonders wertvoll ist die Funktion „Talk to Archive“, die den Zugriff auf bereits bearbeitete Ausschreibungen ermöglicht. Der über Jahre aufgebaute Wissensschatz wird so effizient nutzbar und dient als wertvolle Referenz für neue Projekte.
Dialogbasierte Dokumentenanalyse mit Quellreferenzen
–––––– Erzielte Ergebnisse ––––––
Messbare Effizienz, höhere Prozesssicherheit
Mit dieser Lösung haben die Ausschreibungsmanager:innen bei Bechtle nun ein Werkzeug zur Hand, das nicht nur ihre Arbeit spürbar erleichtert, sondern auch die Arbeitsweise verbessert. Statt Dokumente zu durchforsten, um Standardinformationen zu extrahieren, können sie sich direkt auf die strategischen Aspekte der Ausschreibung konzentrieren: Bewertung der Erfolgsaussichten, Identifikation von Risiken und Ausarbeitung einer überzeugenden Angebotsstrategie. Ein echter Mehrwert für die tägliche Arbeit der Bechtle Teams.
