Entschlüsselung von IDP: 52 Definitionen im Intelligent Document Processing Kontext 4/4 – Industrien

Willkommen zum finalen Teil unserer 4-teiligen Blogserie mit dem Titel „52 Definitionen im IDP-Kontext“.

In den vorherigen Teilen dieser Serie haben wir uns mit den Metriken (1), den Technologien (2) und dem Deployment (3) beschäftigt, die Intelligent Document Processing (IDP) zu einem Game-Changer in der Welt der Dokumentenverarbeitung machen. Jetzt, im 4. Teil, verlagern wir unseren Fokus darauf, die vielfältigen Industrien zu erkunden, in denen IDP einen bedeutenden Einfluss hat.

Begleiten Sie uns, während wir durch die verschiedenen Industrien navigieren, die IDP übernommen haben, um ihre Dokumentenverwaltungsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und neue Möglichkeiten zu erschließen. Wir werden aufdecken, wie IDP-Lösungen Workflows transformieren und die Art und Weise revolutionieren, wie Unternehmen arbeiten.

Automated E-Mail Processing umfasst den Einsatz von Automatisierungstechniken und -technologien, einschließlich künstlicher Intelligenz (KI), um E-Mails effizient zu verarbeiten und zu verwalten.

Digitization (Digitalisierung) bezieht sich auf den Prozess der Umwandlung von analogen oder physischen Informationen in ein digitales Format. Dies umfasst die Umwandlung verschiedener Arten von Daten, wie Text, Bilder, Audio, Video oder andere Formen von analogen Inhalten, in digitale Darstellungen, die mithilfe von Computern und digitalen Systemen gespeichert, bearbeitet und übertragen werden können.

Das Document Archiving beinhaltet das Ablegen inaktiver Dokumente in Langzeitspeichermedien, um sicherzustellen, dass diese Dokumente jederzeit leicht verfügbar sind. Neben der einfachen Wiederbeschaffung älterer Dokumente bietet das Document Archiving Sicherheit und rechtlichen Schutz, um sicherzustellen, dass alle Dokumentationen erfasst sind. Das Document Archiving kann ein Schritt im Rahmen von Records Management oder allgemeinen Digitalisierungsinitiativen sein.

Ein ECM wird verwendet, um unstrukturierte Inhalte (wie gescannte Dokumente, E-Mails, Berichte, medizinische Bilder und Bürodokumente) zu erstellen, zu speichern, zu verteilen, zu archivieren und zu verwalten und letztendlich die Nutzung zu analysieren, um Unternehmen in die Lage zu versetzen, relevante Inhalte Benutzern bereitzustellen, wann und wo sie diese benötigen.

Gängige Synonyme sind Content-Services, digitales Dokumentenmanagement und intelligentes Informationsmanagement.

Das Indexing von Dokumenten ist der Prozess, bei dem Dokumente mit bestimmten Attributen oder Labels versehen werden, die später effizient durchsucht und abgerufen werden können. Zum Beispiel könnte ein Unternehmen Dokumente nach dem Namen des Kunden, der Kundennummer, dem Datum, dem Namen des Mitarbeiters oder anderen wichtigen Merkmalen indizieren, die später relevant sein könnten. Dies ist ein entscheidender Teil des Fundaments, auf dem Enterprise Document Management Systeme aufbauen. Arten der Indexierung umfassen Volltext-Indexing, automatisches Indexing (unter Verwendung von Datenvariablen oder Felddaten) und Metadatenindexing.

Mailroom Automation bezieht sich in der Regel auf den Prozess der Automatisierung der physischen Postbearbeitung und -sortierung in einem Unternehmen. Dabei werden Technologien wie Dokumentenscanner, Optical Character Recognition (OCR) und intelligente Routing-Systeme eingesetzt, um die Eingangspost zu digitalisieren und zu verarbeiten. Das Ziel der Mailroom Automation ist es, die Postzustellung zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die manuelle Arbeit im Zusammenhang mit der Postbearbeitung zu reduzieren.

Records Management-Technologien ermöglichen es Unternehmen, Richtlinien und Regeln für die Aufbewahrung und Vernichtung von Inhalten durchzusetzen, die für die Dokumentation von Geschäftstransaktionen erforderlich sind, und die Verwaltung ihrer Aufbewahrungspolitiken zu automatisieren. Records Management ist eine Disziplin des Enterprise Content Managements (ECM), und der Begriff wird manchmal synonym verwendet.

Scanning Service Provider unterstützen Unternehmen bei der sicheren Digitalisierung von Dokumenten. Mithilfe von Hochgeschwindigkeits-Dokumentenscannern scannen Scanning Service Provider Papierdokumente. Darüber hinaus indizieren sie diese manuell in die Datenbank des Unternehmens.