Digitales PDF vs. maschinenlesbares JSON-Format
Digitales PDF vs. maschinen-lesbares JSON-Format
(Un)strukturierte Daten aus Dokumenten automatisch verarbeiten
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In der heutigen digitalen Welt stehen wir täglich vor der Herausforderung, große Mengen an Informationen effizient zu verarbeiten und zu verwalten. Zwei der am häufigsten verwendeten Formate zur Darstellung und Speicherung dieser Informationen sind PDF (Portable Document Format) und JSON (JavaScript Object Notation). Während beide Formate weit verbreitet sind, erfüllen sie unterschiedliche Zwecke und spielen in der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) entscheidende Rollen.
PDF – Das universelle Format für die visuelle Darstellung (un)strukturierter Daten
PDFs sind seit langem der Standard für die Darstellung von Dokumenten, die auf verschiedenen Geräten und Plattformen konsistent aussehen sollen. Sie sind ideal, um formatierte Inhalte wie Berichte, Formulare und Präsentationen zu teilen. PDFs sind jedoch hauptsächlich für die visuelle Repräsentation von Informationen gedacht, was bedeutet, dass die darin enthaltenen Daten oft nicht direkt zugänglich oder bearbeitbar sind. Manuelle Extraktion oder spezielle OCR-Software (Optical Character Recognition) kann erforderlich sein, um an die Daten im Inneren zu gelangen.
JSON – Das maschinenlesbare Format für strukturierte Daten
Auf der anderen Seite steht JSON, ein leichtgewichtiges Datenaustauschformat, das für seine Einfachheit und Lesbarkeit bekannt ist. JSON ist insbesondere in der Softwareentwicklung und beim Datenaustausch zwischen Webanwendungen beliebt, da es leicht von Maschinen verarbeitet werden kann. Es bezeichnet Daten in einem klaren, strukturierten Format, das ohne zusätzliche Konvertierung direkt zugänglich ist.
Die Rolle von PDF und JSON in der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP)
Die Rolle von PDF und JSON in der intelligenten Dokumenten-verarbeitung (IDP)
IDP ist ein aufstrebendes Feld, das darauf abzielt, die Art und Weise zu revolutionieren, wie Unternehmen Dokumente verarbeiten und verwalten. Es umfasst Technologien wie Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) und Computer Vision, um Informationen aus verschiedenen Dokumententypen effizient zu extrahieren und zu verarbeiten.
In diesem Zusammenhang spielen sowohl PDFs als auch JSON eine wichtige Rolle:
Dokumentenerfassung und -klassifizierung: IDP-Lösungen beginnen oft mit der Erfassung von PDFs, da diese das am häufigsten verwendete Format für eingehende Dokumente sind. Die Klassifizierung des Dokumententyps – sei es eine Rechnung, ein Vertrag oder ein Formular – ist der erste Schritt. Hierbei können bereits Technologien wie OCR helfen, die visuell präsentierten Informationen in maschinenlesbare Daten umzuwandeln.
Datenextraktion und -strukturierung: Sobald PDFs identifiziert und digitalisiert sind, kommt das JSON ins Spiel. Die extrahierten Daten werden oft in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie JSON gespeichert. Dies ermöglicht eine einfache Analyse, Weiterverarbeitung oder Integration in andere Systeme, wie beispielsweise DMS- oder ERP-Software.
Workflow-Automatisierung: Das JSON-Format spielt eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen, da es einfach ist, APIs (Application Programming Interfaces) zu erstellen, die Daten im JSON-Format senden und empfangen. Dadurch können Unternehmen Workflows automatisieren, Dokumente ordnen und relevante Informationen effizienter nutzen.
Analytik und Entscheidungsfindung: Da JSON-Daten gut strukturiert sind, eignen sie sich hervorragend für analytische Zwecke. Unternehmen können mit Hilfe von IDP-Tools und Methoden tiefere Einblicke in ihre Daten gewinnen und datengetriebene Entscheidungen schneller und effektiver treffen.
PDF: Die duale Rolle im IDP-Prozess
Ein spannender Aspekt der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) ist die duale Rolle, die das PDF-Format spielt. PDFs dienen nicht nur als häufiges Inputformat, sondern auch als nützliches Outputformat. Eingehende PDFs werden verarbeitet, klassifiziert und die enthaltenen Informationen mithilfe von Technologien in ein strukturiertes Format wie JSON extrahiert. Dieser JSON-Datensatz enthält alle notwendigen Informationen für die Dokumentenklassifikation und die inhaltliche Extraktion. Nachdem die Daten analysiert und weiterverarbeitet wurden, können sie in einem neu generierten PDF zusammengeführt werden. Dieses PDF lässt sich dann, angereichert mit zusätzlichen Metadaten, automatisch in ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) einsortieren, was den Workflow erheblich vereinfacht und optimiert.
IDP als Motor für bestehende DMS-, ECM- und ERP-Software
IDP fungiert dabei als Motor, der bestehenden DMS-, ECM- und andere Software antreibt und verbessert, anstatt sie zu ersetzen. Durch die Integration von IDP-Technologien werden diese Systeme leistungsfähiger, da sie effizienter auf Informationen zugreifen, sie analysieren und in den entsprechenden Geschäftsprozessen nutzen können. Dies ermöglicht Unternehmen, ihr vorhandenes System optimal auszuschöpfen und dessen Kapazitäten zu erweitern, um mit dem immer schneller werdenden Geschäftstempo mitzuhalten. IDP bietet die Möglichkeit, bestehende Strukturen zu modernisieren und an moderne Bedürfnisse anzupassen, indem es eine Brücke zwischen traditionellen Dokumentenformaten und der digitalen Datenverarbeitung schlägt.
Fazit
Obwohl PDF und JSON auf den ersten Blick gegensätzliche Ansätze zur Dokumentenverarbeitung darstellen, ergänzen sie sich in der Praxis optimal. PDFs ermöglichen den Zugriff auf umfangreiche dokumentbasierte Informationen, während JSON die effiziente Verarbeitung dieser Informationen durch Maschinen ermöglicht. In der intelligenten Dokumentenverarbeitung bieten sie gemeinsam Unternehmen die Möglichkeit, nicht nur effizienter zu arbeiten, sondern auch intelligentere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
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